Menjadi bagian terpenting dalam kegiatan organisasi, arsip harus disimpan sebaik mungkin supaya tak rusak atau hilang. Bahkan beberapa lembaga dan perusahaan sengaja memakai jasa penyimpanan arsip untuk memaksimalkan perlindungan, terutama kalau di gedung perkantoran belum menyediakan sarana dan prasarana memadai.

Meski ada pihak ketiga yang siap membantu mengelola arsip, Anda sebaiknya juga tahu cara penyimpanan dokumen-dokumen yang tepat, seperti yang dijelaskan berikut ini:

jasa penyimpanan arsip
jasa penyimpanan arsip
  • Hindari laminating

Banyak orang yang masih memilih laminating untuk melindungi arsip supaya tak mudah sobek atau basah. Namun, kebiasaan ini ternyata kurang direkomendasikan, sebab akan membuat Anda sulit membukanya. Kemudian saat dipaksakan, dokumen berisiko rusak. Maka dari itu, hati-hati saat akan melaminating arsip. Sebaiknya pilih dokumen yang tak sering dibuka atau diakses supaya tak repot melapisinya lagi dengan plastik pelindung.

  • Perbanyak salinan dokumen

Jangan sepelekan salinan arsip seperti fotokopi. Pasalnya, banyak prosedur yang mensyaratkan dokumen tersebut sebelum diproses ke tahap berikutnya. Selain itu, salinan secara tak langsung menjaga arsip asli dari risiko kerusakan, khususnya saat harus Anda bawa ke mana pun. Dalam hal ini, Anda dapat menyiapkan fotokopi standar berupa hitam putih atau yang berwarna. Kemudian, simpan dalam folder atau map bersama arsip asli.

  • Masukkan ke dalam map atau folder

Jika jasa penyimpanan arsip memakai boks khusus untuk mengelola dokumen, Anda yang menaruh arsip di kantor bisa memanfaatkan folder atau map. Jenisnya pun beragam, dari yang lipat hingga yang dilengkapi zip untuk mencegah arsip jatuh dan berceceran. Kemudian, tempelkan label yang membuat penyimpanan arsip semakin rapi dan tertata. Anda juga bisa mudah mencarinya tanpa mengecek satu per satu folder atau map.

  • Simpan dalam brankas

Merasa belum aman menggunakan folder atau map? Anda dapat beralih menggunakan brankas, sebab tempat ini bukan hanya berguna melindungi logam mulia dan uang. Surat-surat berharga dan rahasia pun sebaiknya ditaruh dalam brankas dengan kode yang Anda atur sendiri. Ada tiga jenis brankas yang tersedia, antara lain steel safe (pelat besi atau besi baja), fire safes (brankas tahan api), dan fire and regular safes (keamanan tinggi).

  • Sediakan safe deposit box

Seperti brankas, safe deposit box umumnya diandalkan untuk menyimpan uang, perhiasan, hingga surat berharga. Tempat penyimpanan ini umumnya digunakan di bank, kantor pos, dan lembaga lain yang menyediakan layanan pengelolaan dokumen. Dibandingkan brankas, safe deposito box dirancang lebih kuat, sehingga tahan terhadap banjir, kebakaran, bantingan, hingga pembongkaran paksa.

Anda pun dapat mendiskusikan tempat yang aman untuk dokumen yang dititipkan kepada jasa penyimpanan arsip. Dengan begitu, Anda mengetahui kondisi arsip dan tingkat perlindungan yang diberikan.

 

By Dias

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *